Die elektronische Archivierung etabliert sich zunehmend als probates Mittel, große und ständig steigende Dokumentmengen effizient, sicher und rechtskonform aufzubewahren. Damit lassen sich Kosten für teuren Archivraum einsparen. Ein noch größerer Gewinn ergibt sich aus der Tatsache, dass durch die elektronische Speicherung der Zugriff auf Dokumente und die darin enthaltenen Informationen schneller, effizienter und aus unterschiedlichen Blickwinkeln möglich ist.
Die Anforderungen an elektronische Archivierungslösungen haben sich in den letzten Jahren stark verändert. Hauptsächlich liegt das an der zunehmenden Verbreitung von elektronischen Medien, über die Produkte und Leistungen angeboten und Geschäfte abgewickelt werden.
Es ist deshalb für jede Organisation wichtig, neben gescannten Dokumenten auch selbst erstellte Office-Dokumente und multimediale Informationen bis hin zu den Inhalten der eigenen Website, chronologisch, sicher und rechtskonform aufzubewahren.
Das OpenSource Kontor nutzt eine der z. Zt. modernsten am Markt verfügbaren elektronischen OpenSource Archivierungslösungen. Die Lösung basiert auf dem Alfresco-Projekt, welches von den ehemaligen Gründern von Documentum und Interwoven initiiert wurde.
Mit dem sehr performanten Datenhaltungskern unterstützt es als eines der ersten DMS Systeme den Datenhaltungsstandard (JSR170). Diesen Standard werden in Zukunft alle modernen DMS-Lösungen unterstützen. Damit wird es später möglich sein, bei Bedarf ohne die gefürchtet hohen Migrationsaufwände auf andere Systeme zu migrieren.
Zusätzlich unterstützt Alfresco nahezu alle aktuellen Web-Standards und lässt sich somit hervorragend in bestehende IT-Landschaften integrieren.
Lösungen mit Alfresco:
Email-Klassifizierung und Archivierung
Historische Archive
Rechnungserfassung
Eingangsposterfassung
Website-Archivierung
Bürger-Anfragen-Management
Online-Formular-Management
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Elektronische Archivierung mit Alfresco