Dokumenten Management Systeme, kurz DMS, waren bis vor kurzem eine Domäne der großen Anbieter proprietärer Systeme. Die bekanntesten Vertreter sind in Deutschland Documentum® , FileNet® und OpenText® .
Seit die ehemaligen Gründer von Documentum® und Interwoven® im Jahr 2006 das OpenSource Projekt Alfresco™ ins Leben gerufen haben, hat sich eine Menge bewegt. Alfresco soll im DMS- und CMS-Markt als "businessfähige" OpenSource Alternative etabliert werden. Dabei wurde als ehrgeiziges Ziel ausgegeben, besser zu sein als Documentum® oder Microsofts Sharepoint™-Lösung.
Dokumenten Management - „Der große Wurf "
Dokumenten Management Systeme können den kompletten Lebenszyklus eines Dokumentes begleiten, von seiner Erstellung über die Versionierung bis hin zur endgültigen Vernichtung des Dokumentes. Es können sämtliche Geschäftsprozesse des Unternehmens über integrierte Workflowsysteme zur Steuerung des Dokumentenflusses, sowie komplexe Zugriffs- und Rollenkonzepte abgebildet und umgesetzt werden. Oft wird in dem Zusammenhang auch vom papierlosen Büro gesprochen.
Projekte, die mit einem breiten, allumfassenden Ansatz angegangen werden, bergen ein hohes Risiko zu scheitern. Dies liegt an den vielen Quereinflüssen (Schnittstellen, Prozesse), die in Gänze schwer zu erfassen sind bzw. deren Wechselwirkungen oft unterschätzt werden. In Folge dessen kommt es dann zu mehreren Problemen:
Budgetüberschreitung
Überschreitung der Projektlaufzeit
Personal, längere Bindung im Projekt, evtl. zusätzliche Kapazitäten notwendig
untragbare Ausfallzeiten in der Migrationsphase
„Der OpenSource Kontor Ansatz"
Nach unseren Erfahrungen hat es sich bewährt, Teilprojekte zu identifizieren und zu spezifizieren. Innerhalb einer Abteilung oder eines überschaubaren Themenbereiches wird dann ein Pilotsystem beispielsweise im Vertragsmanagement oder der Erfassung der Eingangspost gestartet. Die eingesetzte Dokumenten Management Software sollte so gewählt sein, dass sie sowohl funktional als auch architektonisch skalierbar ist, sich in die vorhandene IT-Infrastruktur integriert und jederzeit mit steigenden Anforderungen mitwachsen kann.
OpenSource Kontor DMS-Lösungen bieten eine sichere Kontrolle und einfache Steuerung von Dokumenten innerhalb der Organisation. Sie beinhalten Funktionen wie eine globale, rollenbezogene Suche, automatische Dokumentenerkennung, automatische und manuelle Indexierung (Verschlagwortung), Versionsmanagement, Storage Management und revisionssichere Archivierung unter Berücksichtigung von GDPdU-Erfordernissen.
Vorteile
Effektives Lifecycle Management aller Dokumente
schneller, orts- und zeitunabhängiger Zugriff auf alle Informationen
Risikominimierung im Rahmen der Aufbewahrungs- und Nachweispflichten sowie bei Betriebsprüfungen
Wartungsfreundlich mit geringen Betriebskosten
OpenSource Kontor DMS Lösungen basieren auf einer modernen serviceorientierten Architektur (SOA), welche die aktuellen Industriestandards unterstützt. Dadurch können der Aufwand und somit auch die Kosten für Upgrades, Migrationen und Administration erheblich reduziert werden. Durch integrierte Synchronisations- und Replikationsmechanismen sind die Lösungen auf hohe Verfügbarkeits- und Betriebssicherheitsanforderungen ausgelegt. Die Architektur erlaubt zudem verteilte Anwendungen: Damit wird eine hohe Skalierbarkeit erreicht, die das Unternehmenswachstum auch über Standort- und Ländergrenzen hinweg optimal unterstützt.
Alle Benutzer arbeiten mit komfortablen, leistungsfähigen Web-Clients. Diese Arbeitsumgebung kann jeder Benutzer auf seine persönlichen Bedürfnisse anpassen. Vorteil: der Zugriff auf Informationen mittels einer vertrauten Arbeitsumgebung ist von jedem Computer aus möglich. Es entfällt die Installation auf Desktopsystemen, was den Administrations- und Pflegeaufwand erheblich minimiert.
Schlüsselfunktionen:
Volltextsuche und Verschlagwortung
Check-In / Check-Out
Offline Ordner Synchronisation
Taxonomie und Kategorisierung von Dokumenten
Streamingserver zur effizienten Wiedergabe von Multimedia-Inhalten
Composite Documents
Logisches Löschen mit Wiederherstellungsfunktion
Regel- und Workflow Funktion
Integrativ
OpenSource Kontor DMS-Lösungen lassen sich in fast alle IT-Infrastrukturen integrieren. Es werden viele bekannte RDBMS Systeme (Ingres, Oracle, MySQL etc.) und Benutzerrepositories (LDAP, Windows Directory Services etc.) unterstützt.
Eine integrierte Datenmanagement- und Transformations-Funktion erlaubt es, alle Dokumente in ein einheitliches Format zu konvertieren, beispielsweise PDF oder PDF/A zwecks Archivierung.
Schlüsselfunktionen
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